Agilität versus Tradition: Projektdesign im Wandel

3. Der Erfolg agilen Projektdesigns lässt sich nachweisen

Die Standish Group hat seit dem Jahr 1994 mehr als 40.000 Projekte wissenschaftlich evaluiert, mit dem Fokus, wie viele Projekte scheitern. Die Einteilung erfolgte anhand der Faktoren Funktions-, Zeit- und Kostenrahmen.  

Erfolgreich eingestuft wurden jene Projekte, die im vorher festgelegten Funktions-, Zeit- und Kostenrahmen abgeschlossen wurden.

Herausfordernd (teilweise erfolgreich) wurden die Projekte eingestuft, die nicht im vollständigen Funktionsrahmen, nach einer längeren als ursprünglich geplanten Zeitdauer oder zu höheren Kosten abgeschlossen wurden.

Nicht erfolgreich bewertet wurden abgebrochene oder nicht umgesetzte Projekte.

(Quelle: Standish Group Report 2020)

Die Ergebnisse sprechen für sich und deutlich für das agile Projektmanagement. Richtigerweise muss man sagen, dass sich dies Untersuchung auf IT-Projekte bezieht.

Dennoch hat agiles Projektmanagement in den letzten Jahren an Popularität gewonnen und wird zunehmend in verschiedenen Branchen eingesetzt, um Flexibilität, Effizienz und Innovation zu fördern.

Zu diesen neuen Branchen gehören:

1. Marketing und Werbung:
   hier werden agile Ansätze zunehmend eingesetzt, um Kampagnen zu planen, zu testen und zu optimieren. Agile Methoden helfen Marketingteams, flexibel auf Kundenfeedback zu reagieren, die Effektivität ihrer Kampagnen zu messen und schneller auf Marktveränderungen zu reagieren.
2. Produktentwicklung:
   In vielen Industrien, wie z.B. der Automobilindustrie oder dem Konsumgütersektor, wird agiles Projektmanagement für die Entwicklung neuer Produkte und Innovationen eingesetzt. Agile Methoden ermöglichen es Unternehmen, Produkte schneller auf den Markt zu bringen, Kundenfeedback zu integrieren und iterative Verbesserungen vorzunehmen.
3. Gesundheitswesen:
   Im Gesundheitswesen werden agile Methoden zunehmend eingesetzt, um die Entwicklung neuer medizinischer Produkte und Lösungen zu beschleunigen, klinische Studien effizienter durchzuführen und die Patientenversorgung zu verbessern.
4. Bildung und Training:
   Auch im Bildungsbereich wird agiles Projektmanagement angewendet, um Lehrpläne zu entwickeln, Lernmaterialien bereitzustellen und den Lernfortschritt der Schüler zu überwachen. Agile Ansätze ermöglichen es Bildungseinrichtungen, flexibel auf die Bedürfnisse der Lernenden einzugehen und den Unterricht kontinuierlich zu verbessern.

4. Ist Agilität notwendig?

Die Dynamik der Geschäftswelt hat sich verändert. Technologische Innovationen, Kundenanforderungen und der Wettbewerb sind ständig im Fluss. Kaum ein Unternehmen kann es sich im wahrsten Sinne des Wortes leisten, nicht am Puls der Zeit zu agieren. Die wenigsten Projekte sind analog, mit vorab vereinbarten Terminen und Aufgabenpaketen, durchzuführen. Wenn aufkommende Fragen, Änderungen, Ergänzungen erst über eine Mailstrecke und eine neuerliche Terminvereinbarung geklärt werden können, sind Stunden und damit Kosten investiert, die in agilen Strukturen um ein Vielfaches reduziert werden könnten. Diesbezüglich sind die Ergebnisse des oben präsentierten Chaos Reports durchaus übertragbar.

Die Entscheidung für eine bestimmte Projektmanagementmethode hängt aber schließlich von verschiedenen Faktoren wie Projektgröße, Komplexität, Risiken und Organisationskultur ab. Wenn Sie sich überlegen, wie Ihr aktuelles Projektdesign in Bezug auf die Faktoren Funktionsrahmen, Zeitrahmen und Kostenrahmen abschneiden würden und Sie Feedback Ihrer Kund:innen einholen, können Sie die nächsten Schritte zur Optimierung Ihrer Projektmethode angehen.

5. Erfolgreiche Agile Transformation: 6 Schritte zum Ziel

Agil bedeutet weder willkürlich, noch chaotisch und schon gar nicht unüberschaubar. Eine erfolgreiche Agile Transformation erfordert einen strukturierten Ansatz. Wir werden hier sechs Teilschritte beleuchten, die notwendig sind, um Agilität im Unternehmen zu etablieren. Dabei werden sowohl die Unternehmenskultur als auch die Prozesse und Strukturen berücksichtigt.

Hier ist ein Leitfaden für die Einführung eines agilen Transformationsprozesses in 6 Schritten:

1. Erkenntnis und Vorbereitung:

• Bestimmen, wo das Unternehmen steht, wo die Herausforderungen liegen und wo es Veränderungsbedarf gibt.
• Verständnis für die Vorteile agiler Methoden entwickeln und die Notwendigkeit der Veränderung im klassischen Projektdesign erkennen.
• Einbeziehung der Führungskräfte und Entscheidungsträger, um Unterstützung und Ressourcen für die Transformation zu sichern.
• Entscheidung für den Umfang der Transformation: doing agile – being agile
• gemeinsame Festlegung klarer Ziele und Erfolgskriterien für die agile Transformation.
• Klärung von Verantwortlichkeiten
• klare Kommunikation im Unternehmen über das Projekt, den Anlass, die Ziele und Verantwortlichkeiten.

2. Schulung und Sensibilisierung:

• Schulung des Teams in agilen Prinzipien, Methoden und Werkzeugen.
• Sensibilisierung aller beteiligten Mitarbeiter:innen für die Veränderungen, die mit dem agilen Ansatz einhergehen, und Erklärung der Vorteile für das Unternehmen und die einzelnen Teammitglieder.

3. Pilotprojekt starten:

• Auswahl eines Pilotprojekts, das sich für die Umsetzung agiler Methoden eignet.
• Bildung eines agilen Teams, das aus Mitgliedern verschiedener Abteilungen und mit unterschiedlichen Fähigkeiten besteht.
• Bestimmen der Rollen und Verantwortlichkeiten (Scrum Master, Project Owner, Agile Coach, etc.)
• Durchführung einer gründlichen Planung und Definition der Projektziele, Anforderungen und Meilensteine.

4. Einführung agiler Grundstrukturen und iterativer Abläufe:

Anwendung agiler Methoden wie Scrum oder Kanban zur Durchführung des Projekts.

• Regelmäßige Stand-up-Meetings, um den Fortschritt zu besprechen, Hindernisse zu identifizieren und Maßnahmen zur Problemlösung zu ergreifen.
• transparente Kommunikation
• selbstbestimmte Verantwortungsübernahme im Arbeitsprozess entlang der Rollen
• Kontinuierliche Anpassung und Verbesserung der Arbeitsweise basierend auf Feedback und Erfahrungen aus früheren Iterationen.

5. Evaluierung und Ausweitung:

• Evaluierung des Pilotprojektes und Überarbeitung zur Ausweitung in der nächsten Etappe
• Ausweitung des agilen Ansatzes auf weitere Projekte und Teams innerhalb der Organisation.
• Etablierung von agilen Praktiken und Prozessen auf organisatorischer Ebene, einschließlich der Anpassung von Governance-Strukturen und Entscheidungsfindungsprozessen.

6. Kontinuierliche Verbesserung:

• Regelmäßige retrospektive Meetings, um Erfolge, Herausforderungen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
• Anpassung des agilen Ansatzes basierend auf den gesammelten Erfahrungen und neuen Anforderungen.
• Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Lernens und Anpassungsfähigkeit in der gesamten Organisation.

Dieser Leitfaden bietet eine strukturierte Herangehensweise für Organisationen, die eine Transformation von klassischen zu agilen Projektdesigns durchführen möchten. Es ist wichtig, dass dieser Prozess schrittweise, professionell begleitet und unter Berücksichtigung der firmenspezifischen Anforderungen und Gegebenheiten erfolgt.

Fazit

Agile Methoden bieten Unternehmen die Möglichkeit, sich flexibel an Veränderungen anzupassen und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Agilität kommt außerdem Ihren Mitarbeiter:innen und Ihren Kund:innenbeziehungen zugute. Da es trotz aller skizzierten Vorteile für Agilität, die universelle Methode und Vorgehensweise nicht gibt, die Ihr Unternehmen ans Ziel bringt, gilt es aus allen vorhandenen Strukturen und Möglichkeiten die Methoden, Prozesse und Ziele so zu wählen, dass alle Beteiligten den Transformationsprozess gehen können. Ob ausgehend von einer Abteilung, die den agilen Weg für das Unternehmen erprobt und für andere Abteilungen aufbereitet oder sie den Wandel von Beginn an größer planen. Es gilt den Grad des Prozesses individuell den Voraussetzungen und Möglichkeiten anzupassen: inhaltlich, zeitlich, methodisch, technisch, personell.

Wenn Sie bereit sind, sich dem Thema Agilität zuzuwenden, wird es nicht erst langfristig, die richtige Entscheidung sein.